《大厦管理的最佳做法》修订本 (2025年3月)
最佳做法 |
主要负责方 |
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1.0 |
成立法团 |
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1.1 |
如建筑物的单位多于500个，法团管理委员会（管委会）的委员人数不应少于11。 | 业主 |
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1.2 |
在委任管委会参与者期间，参选管委会参与者的候选人应在投票前于他／她的提名表格或于业主会议、业主周年大会或业主大会上申报他／她与其他候选人及现届管委会参与者的关连1（如有的话），以及与其他法团管委会的关系（例如在其他屋苑的法团担任管委会参与者的职位）（如有的话）（「参选管理委员会参与者的候选人关连／关系申报表格」范本载于附件A)。申报应记录在相关的会议纪录上。 | 参选管委会参与者的候选人 |
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2.0 |
采购程序 | ||||||||||
2.1 |
拟备招标书 | ||||||||||
2.1.1 |
如有关采购并不属第1类大额采购、第2类大额采购或大型维修工程采购（以下统称为「重大采购」），但采购价值超过10,000 元但不超过 200,000 元，亦应向不少于三名潜在供应商发出招标承投。 | 法团／业委会／经理人 |
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| 2.1.2 | 为了增强透明度和公正性，在处理大型维修工程采购时，应使用市区重建局（市建局）的「招标妥」楼宇复修促进服务2（「招标妥」）进行采购，或于流程中加入与「招标妥」相同性质的防贪措施（例如从已在市建局的《楼宇复修公司登记计划》下登记的服务提供者3中拣选工程顾问及承建商、使用电子招标平台，及委任独立人士见证开启标书等）。 | ||||||||||
| 2.1.3 | 招标文件中应加入诚信和反围标条款。相关各方可参考廉政公署发出的《楼宇管理实务指南》4所载的诚信和反围标条款范本。 | ||||||||||
2.2 |
考虑及决定是否采纳标书 | ||||||||||
2.2.1 |
就有关「重大采购」以及只有「赞成」和「反对」选项并将付诸表决的决议，业主可因应每项将付诸表决的决议的情况（例如某项决议的选项会否取决于其他决议项目的投票结果），向委任代表（如已作出委任的话）订明投票指示。供业主在该情况下订明投票指示的范本载于附件B的B部分。相关说明见下文第3.2.8 及 3.2.9 段。 | 业主／委任代表 |
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| 2.2.2 | 为确保供应商恪守诚信，应参考廉政公署提供的范本5，在合约中加入道德承担条款。 |
法团／业委会／经理人 |
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| 3.0 |
业主大会和使用委任代表文书 |
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3.1 |
召开业主大会和会议通知 | ||||||||||
| 3.1.1 | 除了按照《条例》的要求发出会议通知外，会议通知亦应在切实可行的情况下尽早（例如在法团会议至少21天前）在大厦显眼处展示。 |
管委会秘书 |
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| 3.1.2 |
会议通知应清楚订明: (a)
送交委任代表文书的指定法定时限；
(b)
送交委任代表文书的方法和地点（例如委任代表文书收集箱的确实位置）；以及
(c)
如有使用委任代表文书收集箱，开启该收集箱的时间和地点，以便业主可见证开启收集箱及点算委任代表文书的过程。
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管委会秘书 |
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| 3.1.3 |
当有不少于 5% 的业主根据《条例》附表3第1（2）段提出召开业主大会的要求时，有关业主应：
(a)
提供一份名单，清楚显示提出要求的业主姓名、其拥有的单位及其签名；
(b)
在向管委会主席提出要求前，查核是否已达到「5% 的业主」的最低要求；以及
(c)
委派一人担任代表／联络人，以便更好地与管委会主席联系。
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业主 |
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| 3.1.4 |
就按不少于 5% 的业主要求召开的法团业主大会，管委会主席应：
(a)
在所要求讨论的事项已于过去的法团业主大会上多次讨论，但仍有不少于 5% 的业主要求召开大会讨论该事项的情况下，联络该些业主，以商议合适方法解决问题；
(b)
核实开会要求是否由不少于 5% 的业主提出；以及
(c)
在收到召开会议的要求后，尽快通知管委会其他委员，以促进管委会内部协调和沟通。
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管委会主席 |
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| 3.1.5 | 就按不少于 5% 的业主要求召开的法团业主大会，会上应先处理业主要求讨论的事项，除非要求讨论的事项的决议取决于另一决议事项的结果，而有关业主未有要求讨论该另一决议事项。管委会主席应按需要请有关业主就其要求作澄清。 |
管委会主席 |
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3.2 |
委任代表文书6 | ||||||||||
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委任代表文书的格式 |
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| 3.2.1 |
管委会秘书应： (a)
在每份委任代表文书上印上法团会议日期及独有序号，以确保业主知悉其委任代表将在该次会议代其行使投票权，以及方便查核；
(b)
在每份委任代表文书夹附「业主在委任代表时的注意事项及委任代表文书的收集个人资料目的说明」(范本载于附件C)，以提醒业主其投票权的重要性，并让业主及委任代表了解收集个人资料的目的、资料转移对象类别、查阅及改正个人资料的权利及途径等资料；
(c)
在会议通知夹附：（i）空白的委任代表文书；以及（ii）「委任代表的声明及业主的投票指示」表格（范本载于附件B)，供委任代表作出声明，及供业主订明投票指示（只适用于有关「重大采购」以及只有「赞成」和「反对」选项并将付诸表决的决议）（相关说明见下文第3.2.7及3.2.8段），或在管理处提供（i）和（ii）所述的文书和表格；
(d)
派发「代表姓名」一栏留空的委任代表文书予业主填写；以及
(e)
准备登记册，让不打算委任代表的业主登记，并提供登记册予业主查阅。
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管委会秘书 |
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填写委任代表文书 |
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| 3.2.2 | 业主应仔细考虑代表的委任，并只委任他们信赖的人士为其代表，以确保有关代表会以业主的最佳利益行事。 |
业主 |
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| 3.2.3 | 业主应只委任18岁或以上的人士为其代表。 |
业主 |
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| 3.2.4 | 业主在委任代表时，应在委任代表文书上填上所有需要填写的资料，尤其是「代表姓名」一栏。 |
业主 |
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| 3.2.5 | 业主不应把已签署但未有填上「代表姓名」的委任代表文书交予任何人士。 |
业主 |
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| 3.2.6 | 业主如收到印有「代表姓名」的委任代表文书，但拟另行委任他人为代表，可删去印有的姓名，并填上其委任代表的姓名，再在经修改的地方旁边签署。业主应向管委会或经理人（如适用）报告有关情况，以作跟进，亦应将可疑个案转介予执法部门。 |
业主 |
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| 3.2.7 | 业主在委任代表时，除了填写委任代表文书，亦应向其委任代表展示该份委任代表文书，并将「委任代表的声明及业主的投票指示」表格交予其委任代表，让委任代表在表格的 A 部分作出声明，表示有关的委任代表文书是从相关业主诚实地获得。有关业主及委任代表亦应细阅及签署该表格的「收集个人资料目的说明」。 |
业主／委任代表 |
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| 3.2.8 | 就有关「重大采购」以及只有「赞成」和「反对」选项并将付诸表决的决议而言，承接上文第2.2.1段，业主如打算订明其投票指示，应填妥「委任代表的声明及业主的投票指示」表格的 B 部分。委任代表应在表格的C部分作出声明，表示会依循业主的投票指示（如有的话）。有关业主及委任代表亦应细阅及签署该表格的「收集个人资料目的说明」。 |
业主／委任代表 |
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| 3.2.9 | 已填妥及签署的「委任代表的声明及业主的投票指示」表格（以下称为「已填妥的表格」）的正本应连同委任代表文书一并送交管委会秘书。为免生疑问，委任代表文书须符合《条例》附表1A表格2 订明的格式，已填妥的表格不构成委任代表文书的任何部分。 | 业主 |
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| 3.2.10 |
在收到委任代表文书和已填妥及签署的表格（如有的话）后，管委会秘书（或协助他／她的经理人）应：
(a)
在委任代表文书和已填妥及签署的表格盖上法团的印章（或理经人的印章）。如文书和表格是由业主亲身递交，管委会秘书（或经理人）应在该业主面前盖印；
(b)
复印委任代表文书及已填妥及签署的表格，副本上应显示盖印；及
(c)
将委任代表文书、已填妥及签署的表格及上文（b）节所述的副本存放于安全地方。
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管委会秘书／经理人 |
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| 3.2.11 | 为确保业主订明的投票指示获得执行，业主应按个别情况和需要，仔细考虑是否需要委任替代代表。 |
业主 |
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| 3.2.12 | 业主在委任代表文书上的签署应尽量与物业转让契据上的相同。 |
业主 |
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| 3.2.13 | 法人团体业主在授权他人签署委任代表文书时，应遵守其章程的规定。 |
业主 |
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| 3.2.14 | 业主应在委任代表文书上注明其联络资料（例如电话号码、电邮地址等），以便管委会主席在对委任代表文书是否有效存疑时，联络业主作出查核。 |
业主 |
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| 3.2.15 |
每名委任代表（包括法人团体业主所委任的代表）就某次会议所持有的委任代表文书的数目上限应为：
(a)
就不多于20个单位7的大厦 — 1份；
(b)
就多于20个单位的大厦 — 不多于业主人数的5%（调整至最接近的整数）或50份（以较少者为准），但下限应为1份。
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委任代表 |
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送交和收集委任代表文书的时间 |
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| 3.2.16 | 开启委任代表文书收集箱（如有的话）及点算委任代表文书的时间和地点应利便所有业主。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.17 | 如经理人（如有的话）协助管委会秘书收集委任代表文书，管委会秘书应就委任代表文书的送交时限和收集方法，向经理人给予明确指示。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.18 | 建议业主在切实可行的情况下，尽早把委任代表文书送交管委会秘书，例如在会议举行时间至少144小时（即至少六天）前，让管委会主席有足够时间作核实。 |
业主 |
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| 3.2.19 | 业主应亲自把委任代表文书连同已填妥的表格直接送交管委会秘书，或按照管委会秘书所指示的方法送交，并应避免将文书和表格交予第三方。业主在送交文书和表格前，应先复印及保存副本。 |
业主 |
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| 3.2.20 | 业主所送交的委任代表文书应为正本。 |
业主 |
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| 3.2.21 | 委任代表文书收集箱（如有的话）应双重上锁，并放在大厦显眼处。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.22 |
确认收到委任代表文书的收据应连同以下各已盖印的文件副本：
(a)
委任代表文书;及
(b)
已填妥的表格
一并在会议举行的时间前留在订立该份文书的业主的单位内、放入为该单位而设的信箱或亲自交予该业主。为免生疑问，发出确认收到文书的收据不代表有关的委任代表文书已被核实。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.23 | 在会议举行的时间前，业主应查看有否接获确认收到委任代表文书的收据，以确保管委会秘书已收到委任代表文书。如有疑问，业主应向管委会秘书查询。 |
业主／管委会秘书 |
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| 决定委任代表文书是否有效 | |||||||||||
| 3.2.24 | 管委会主席应以公平和透明的方式，并按照《条例》的规定，处理委任代表文书。 |
管委会主席 |
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| 3.2.25 |
在决定委任代表文书是否有效时：
(a)
如该份文书符合《条例》附表1A表格2所载的格式，管委会主席不应单凭该份文书不是由法团印备而拒绝接纳；
(b)
若业主仅在该份文书内提供了额外资料，例如香港身份证号码或签署文书的时间，并不会令该份文书无效；以及
(c)
管委会主席不应纯粹因业主在该份文书上删去印有的「代表姓名」，并填上他／她所委任代表的姓名及签署，而拒绝接纳该份文书。
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管委会主席 |
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| 3.2.26 | 管委会主席如在会议前已裁决某份委任代表文书无效，应尽早联络有关业主，并解释该份文书无效的原因，以便有关业主考虑应否在时限前8订立新的委任代表文书或亲自出席会议。 |
管委会主席 |
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| 3.2.27 | 如同一业主就某次法团会议送交两份或以上且日期不同的委任代表文书，日期最近的委任代表文书通常会取代日期较远的委任代表文书。如委任代表文书没有注明日期或日期相同，但所委任的代表不同，管委会主席应联络有关业主，以确定他／她拟使用哪一份委任代表文书。如管委会主席在采取合理步骤后，仍未能确定该些委任代表文书的有效性，则所有该些委任代表文书应被视作无效。 |
管委会主席 |
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| 3.2.28 | 如就委任代表文书有任何疑问或不确定之处，管委会秘书应尽早（及无论如何不迟于会议举行的时间）协助管委会主席与有关业主联络，以核实该些委任代表文书。业主亦应尽量与管委会主席合作，以确保其代表已妥为委任。 |
管委会秘书／业主 |
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| 3.2.29 | 经管委会主席核实后，管委会秘书/经理人（如适用的话）应在委任代表文书上盖上法团／经理人的印章，以显示该份文书已获核实。 |
管委会秘书／经理人 |
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展示有关委任代表文书的资料 |
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| 3.2.30 | 管委会秘书应给予业主充足时间，查阅已送交委任代表文书的单位列表（委任代表文书的列表）。委任代表文书的列表应在会议举行时间至少 72 小时前在大厦显眼处展示，并在送交委任代表文书的时限完结后予以更新，前提是有关的委任代表文书是在会议举行时间至少 48 小时前送交的。委任代表文书的列表应一直展示至会议后七天为止。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.31 | 委任代表文书的列表应以清晰易明及字体大小适中的格式，在大厦显眼处展示。如可行的话，管委会秘书可增设发布委任代表文书列表的渠道（例如上载至法团网页），以便业主查核。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.32 |
委任代表文书的列表亦应包括：
(a)
收到委任代表文书的总数；
(b)
若管委会主席决定某单位业主所送交的委任代表文书为无效，应在该单位上加注记号；以及
(c)
无效的委任代表文书的总数。
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管委会秘书 |
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| 3.2.33 | 每份无效的委任代表文书上应注明文书无效的原因，并在法团会议前公布（例如在委任代表文书的列表标示）。就已被主席裁决为无效的委任代表文书，有关业主、有关委任代表、管委会主席、管委会秘书（及提供协助的经理人）、《条例》的主管当局（即民政及青年事务局局长）及获授权人员，应被允许查阅相关的委任代表文书。任代表文书。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.34 | 管委会秘书应提醒业主检视委任代表文书的列表，以查看有否未经授权的委任。 |
管委会秘书 |
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| 3.2.35 |
除非公契另有规定，管委会主席应确认每份经核实的委任代表文书所涵盖的不可分割份数，以便点算票数。 |
管委会主席 |
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3.3 |
举行业主大会 |
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| 3.3.1 |
管委会主席应: (a)
有秩序地举行会议;
(b)
向业主清楚解释拟讨论事项的背景和事实；
(c)
让业主在业主大会上有平等机会发言；以及
(d)
鼓励业主发表意见，以确保讨论事项在付诸表决前经充分讨论。
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管委会主席 |
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| 3.3.2 |
管委会秘书应: (a)
在业主大会开始前，确定出席人数达到会议的法定人数；
(b)
留意进入或离开业主大会会场的业主人数，以确保会议有足够的法定人数才把决议付诸表决；
(c)
在法定人数不足的情况下，建议管委会主席把业主大会延期；
(d)
把业主在「委任代表的声明及业主的投票指示」表格B部分所作的投票指示（如有的话）撕下，并交给相关业主的委任代表。委任代表应利用该部分作为选票，就相关决议投票；及
(e)
承接上文（d）节，如业主已事先向其委任代表作出投票指示，但该委任代表要求索取额外的选票，向该委任代表查问个中原因，并在可行的情况下立即联络和通知业主。如未能即时联络上有关业主，亦应在会后再行尝试。
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管委会秘书／委任代表 |
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| 3.3.3 | 如业主已就某项「重大采购」作出投票指示，管委会秘书应避免将额外的选票给予其委任代表。 |
管委会秘书 |
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| 3.3.4 | 相关各方应参阅廉政公署发出的《物业管理公司防贪指南》9，了解在举行业主会议（包括处理委任代表文书） 时常见的贪污风险、防贪警示及预防措施。 | 业主／法团／业委会／经理人 |
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3.4 |
业主大会结束后的工作 |
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| 3.4.1 |
管委会应保留所有与委任代表有关的文件，即：
(a)
已送交的委任代表文书；
(b)
已盖印及已填妥的表格（即「委任代表的声明及业主的投票指示」表格）的副本；
(c)
已用作为选票的投票指示（见第 3.3.2（d）段）（如有的话）；及
(d)
已作展示的委任代表文书的列表至少三年。
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管委会 |
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| 3.4.2 |
与委任代表有关的文件应容许下列人士查阅：
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管委会／经理人／业主／委任代表 | |||||||||
1 见《条例》第 2(5)条有关「关连」的定义。
2 市建局的「招标妥」楼宇复修促进服务可参阅下列连结：https://www.brplatform.org.hk/sc/subsidy-and-assistance/smart-tender
3 楼宇复修公司资料库搜寻器: https://brcrs.brplatform.org.hk/sc/search-terms
4 廉政公署发出的《楼宇管理实务指南》可参阅下列连结：https://bm.icac.hk/Building_Maintenance_Toolkit.html?lang=zh-Hans
5 范本载于廉政公署发出的《物业管理公司防贪指南》附录 10：https://cpas.icac.hk/CN/Info/Lib_List?cate_id=3&id=2816
6 就业主会议及法团会议委任代表的文书的格式分别载于《条例》附表 1A 表格 1 及表格 2。第 3.2 部阐述有关法团会议委任代表的文书的最佳做法，经必要及恰当的修改后，有关的最佳做法亦适用于成立法团的业主会议。
7 不包括任何车房、停车场或汽车间。
8 最佳做法为在会议举行时间至少144小时（即至少六天）前（见第3.2.18段）。《条例》规定的时限为在会议举行时间至少48小时前（见《条例》附表3第4（3）段）。
9 廉政公署发出的《物业管理公司防贪指南》可参阅下列连结：https://cpas.icac.hk/CN/Info/Lib_List?cate_id=3&id=2816