成立业主立案法团的程序
- 业主如拟根据《条例》第3条(即由总共拥有不少于5%业权份数的业主委任一名业主作为召集人)委出管委会和成立法团，须按下文所载的程序，召开业主会议。
- 业主如拟按照《条例》第3A或第4条委出管委会和成立法团，除须符合成立业主立案法团的方法就上述条文有关提出申请或通过决议的不同规定外，还须按下文所载的程序，召开业主会议。
- 如有疑问，业主可参阅有关条文，也可向所属地区的民政事务处地区大厦管理联络小组(联络小组)查询，或征询律师的意见。
业主会议举行前的准备工作
- 委任召集人和收集业主的资料
(1)
由总共拥有不少于5%业权份数的业主委任一名业主作为召集人。该等业主可用表格纪录委任召集人的决定。
(2)
召集人应查阅建筑物的公契，纪录各单位的业权份数及投票权，以便在业主会议上纪录亲自出席及委任代表出席会议的业主所拥有的业权份数。建筑物公契属公开资料，召集人可前往土地注册处办事处或经土地注册处的网页(网址：www.landreg.gov.hk)，取得有关资料的副本。索取副本前必须缴付指定的费用。
(3)
召集人应查阅土地登记册，确定各单位的业主的姓名。
(4)
载有建筑物各单位业主纪录的土地登记册属公开资料，召集人可直接前往土地注册处办事处或经土地注册处的网页，取得有关资料的副本。索取副本前必须缴付指定的费用。
- 发出业主会议通知
(6)
召集人须确定，业主会议通知清楚列出会议日期、时间、地点及议程。议程只可列出关乎成立法团和委出管委会的决议。
(7)
召集人须确定，会议通知上的建筑物地址(尤其是建筑物名称)与土地登记册上所载的资料相同(可参考差饷物业估价署出版的《楼宇名称》或公契上有关建筑物的名称)。
(8)
召集人须确定，业主会议通知在业主会议日期至少14天前送达每一名业主、建筑物的经理人及公契授权人(如有的话)。送达方式包括当面递交、邮寄往收件人最后为人所知的地址，或放在业主单位／单位信箱内。
(14天的通知期包括发出业主会议通知当日，但不包括业主会议举行当日；公众假期、星期六及星期日也计算在内。召集人给予较长的通知时间会较为理想。)
(14天的通知期包括发出业主会议通知当日，但不包括业主会议举行当日；公众假期、星期六及星期日也计算在内。召集人给予较长的通知时间会较为理想。)
(9)
召集人须确定，业主会议通知于业主会议日期至少14天前在建筑物的显眼处展示。
- 处理委任代表的文书
(10)
召集人须确定所制备的委任代表的文书符合《条例》附表1A表格1所列的法定格式。
(11)
委任代表的文书可连同业主会议通知一并发给业主，或存放于建筑物的管理处(如有的话)让业主索取。委任代表的文书宜附有说明文件，说明索取业主个人资料的目的。
(12)
召集人宜提醒业主，如拟委任代表，须在业主会议举行的时间至少48小时前，把委任代表的文书送交召集人。
(13)
召集人须向所有送交委任代表的文书的业主发出确认收据。收据可放在有关业主的单位或单位的信箱内。
(14)
召集人须决定委任代表的文书是否有效。
(15)
委任代表的文书须按照以下的方式订立和送交，方属有效：
(i)
委任代表的文书必须符合《条例》指明的格式，并须由业主签署。如业主是法人团体(即公司、社团等)，则须盖上其印章或图章，并由获该法人团体就有关业主会议而授权的人签署。
(ii)
所有委任代表的文书均须在业主会议举行的时间至少48小时前送交会议召集人。
(召集人如确定某单位的业主所送交的委任代表的文书无效，宜在业主会议举行前通知有关业主。)
(16)
召集人须制备列表
，载列所有已送交委任代表的文书(不论该文书是否有效)的业主所属的单位，在业主会议举行的时间前在会议地点的显眼处张贴，直至会议结束为止。
(召集人如确定某单位的业主所送交的委任代表的文书无效，宜在列表所载的有关单位上作出标记，让与会人士知悉。)
(召集人如确定某单位的业主所送交的委任代表的文书无效，宜在列表所载的有关单位上作出标记，让与会人士知悉。)
举行业主会议
- 确定业主会议符合法定人数
(1)
召集人须清楚纪录出席业主及委任代表的姓名、所属的单位，以及所拥有的业权份数。
(2)
召集人须确定业主会议符合法定人数，即业主人数的10% (包括亲自出席及委任代表出席的业主)。
(根据《条例》第5B条，凡提述业主的百分率或数目，须以业主人数为基础，而非以业主拥有的业权份数为基础。
《条例》附表11阐明在计算业主会议法定人数时，有关业主百分率的计算方法。举例∶1个单位的业权由多人共同拥有，会计算为1名业主；1名业主拥有多个单位，会计算为1名业主；1名获10名业主委任为代表出席会议的人， 会计算为10名业主。)
《条例》附表11阐明在计算业主会议法定人数时，有关业主百分率的计算方法。举例∶1个单位的业权由多人共同拥有，会计算为1名业主；1名业主拥有多个单位，会计算为1名业主；1名获10名业主委任为代表出席会议的人， 会计算为10名业主。)
- 主持业主会议
(3)
召集人须主持业主会议。
- 决定投票方法
(4)
如须进行表决，召集人须在投票前向出席业主会议的业主解释投票方法，例如举手或在投票表格上使用“✔”或“❌”号。
- 解释计算票数的方法
(5)
除公契另有规定外，业主每拥有一份业权份数，即有一票。业主亲自或委任代表出席而投下的有效票均会计算在内。
(6)
某份数如由2人或多于2人共同拥有，则：
(i)
属该单位份数的票∶
(a)
可由共同拥有人共同委任的1名代表投下；
(b)
可由共同拥有人所委任他们当中的1人投下；或
(c)
如没有按(a)及(b)的情况下作出委任，则可由其中1名共同拥有人亲自投下，或由其中1名共同拥有人所委任的代表投下。
(ii)
倘有多于1名共同拥有人拟就其单位份数投票，召集人只可视在土地登记册排名最先的共同拥有人所投的票为有效，不论其是否亲自投下或委任代表出席投下。
(7)
在业主会议上断定某决议是否获过半数票通过时，无须理会：
(i)
没有出席业主会议的业主；
(ii)
出席业主会议但没有投票的业主；
(iii)
空白或无效的票；
(iv)
弃权票。
- 委出管委会
(8)
召集人须确定业主委出管委会的决议获过半数票通过，以及获总共拥有不少于30%业权份数的业主支持。
(9)
召集人须确定业主藉以过半数票通过的决议，决定管委会委员的人数。
《条例》附表2第1(1)段根据建筑物单位的数目规定管委会委员人数∶
《条例》附表2第1(1)段根据建筑物单位的数目规定管委会委员人数∶
- 建筑物单位不多于50个，委员人数不少于3人；
- 建筑物单位数目多于50个但不多于100个，委员人数不少于7人；
- 建筑物单位多于100个，委员人数不少于9人。
- 委任管委会委员、主席、副主席(如设立的话)、秘书和司库
(10)
召集人须确定，业主在同一业主会议上，藉决议以“得票最多者当选”投票制，从他们当中选出合资格(见下文第(17)段)的管委会委员。如候选人的数目不多于管委会委员的数目，则该等候选人会被视作自动当选。
(11)
召集人须确定，业主在同一业主会议上，藉以过半数票通过的决议，决定是否设立管委会副主席一职。
(12)
召集人须确定，业主在同一业主会议上，藉决议以“得票最多者当选”投票制从管委会委员当中选出主席、副主席(如设立的话)、秘书及司库各一名。
秘书及司库可无须由管委会委员或业主出任。
如有关职位只有一名候选人，则该名候选人会被视作自动当选。
秘书及司库可无须由管委会委员或业主出任。
如有关职位只有一名候选人，则该名候选人会被视作自动当选。
(13)
如秘书及司库并非管委会委员，召集人须表明有关人士不会因出任这两个职位而成为管委会委员。
(14)
结束点票后，如出现票数相同的情况，须以抽签方式决定结果；中签者被视作获选。
(15)
(16)
- 担任管委会委员的资格
(17)
召集人须提醒业主下述的人无资格获委任为管委会委员：
(i)
未获解除破产的破产人，或曾于过去5年内在没有向债权人全数偿还债务的情况下获解除破产或与其债权人达成《破产条例》(第6章)所指的自愿安排的人；
(ii)
曾于过去5年内在香港或其他地方被裁定犯某罪行， 并就该罪行被判处为期超过3个月而又不得选择以罚款代替监禁(不论是否获得缓刑)的人。
业主会议后的跟进工作
- 保留委任代表的文书
(1)
召集人须把收到的所有委任代表的文书送交新委出的管委会保存，保存期为会议结束后的12个月。
(2)
如业主会议未能通过决议委出管委会，召集人须保存所有收到的委任代表的文书，保存期为会议结束后的12个月。
- 向土地注册处处长申请注册成为法团
(4)
申请书须连同下列文件一并递交：
(i)
有关建筑物的公契副本一份；
(iv)
各管委会委员的陈述书(附个人资料说明)，说明他们并非《条例》附表2第4(1)(a)或第4(1)(b)段所描述的人。
(秘书在收到上文第(4)(iv)段提述的管委会委员陈述书后，须填妥提交陈述确认书(附个人资料说明)。管委会在向土地注册处递交申请书时，须一并提交由秘书签妥的确认书。)
如委出管委会的业主会议是根据∶
- 《条例》第3条召开，而业主是以载列于表格纪录委任召集人的决定，管委会在向土地注册处递交申请书时，可以同时提交有关表格，以证明召集人的委任。
- 《条例》第3A或第4条召开，管委会在递交申请书时，须同时提交民政及青年事务局局长所发出命令的副本一份，或土地审裁处所发出命令的副本一份(视属何情况而定)。
(5)
就上文第(4)(iii)段所提述的声明书，有关人士可到土地注册处办事处或各区民政事务处的民政谘询中心作出宣誓声明，也可在其他获法律授权监誓的人(例如太平绅士、律师和公证人)面前作出宣誓声明。
(5A)
就上文第(4)(iv)段所提述的陈述书，获委任的管委会委员须在一名见证人面前签署陈述书，并由见证人在陈述书上签署确认该委员签名的真确性。见证人可以是任何年满18岁的人士，例如家人、邻居或其他管委会委员。该委员可在香港境内或境外作出申报。
(6)
管委会主席或秘书宜亲自到土地注册处办事处办理申请手续，以及缴付所需费用。在递交申请书前，可先行预约，以节省时间。
(如管委会主席或秘书是法人团体，其代表到土地注册处办事处办理申请手续时，须携带该团体的印章或图章。)
(如管委会主席或秘书是法人团体，其代表到土地注册处办事处办理申请手续时，须携带该团体的印章或图章。)
(7)
视乎个别情况，土地注册处约需1至3个月时间办理有关申请。如希望在1个月内完成注册程序，须在递交申请书时以书面说明原因。
- 展示法团注册证书副本
(8)
土地注册处处长在审批法团注册申请后，会在收取有关费用后向获批的法团发出一份注册证书。
(9)
法团成立日期为土地注册处发出注册证书当日。由发出注册证书当日起，当其时的业主即成为一个永久延续的法人团体，而新委出的管委会即当作为法团的第一届管委会。
(10)
管委会须按照条例第11条的规定，在建筑物内的显眼处展示下列文件∶
(i)
法团注册证书的副本；以及
(ii)
法团注册办事处的通告(如办事处设于建筑物内的话)；或
(iii)
法团注册办事处通告的副本，但其上批注有注册办事处的地址(如办事处并非设于建筑物内的话)。
(11)
如法团注册办事处并非设于建筑物内，管委会须把注册办事处的通告展示于办事处的显眼处。
- 法团登记册
(12)
土地注册处处长备存法团登记册，并准许任何人在任何合理时间查阅登记册。法团登记册载列法团名称、建筑物名称(如有的话)及地址、法团注册办事处的地址，以及管委会全体委员的姓名和地址等。即使秘书及司库并非管委会委员， 其姓名和地址也会列载于法团登记册内。
(13)
列载于法团登记册内的资料如有任何变动，管委会须在28 天内以土地注册处处长指明的格式，通知土地注册处处长。
- 备存业主登记册
(14)
管委会秘书须备存载有建筑物各单位业主名称和地址的登记册。单位如已承造按揭，秘书须在登记册内纪录已登记承按人的名称和地址。
(15)
除非管委会秘书接获业主或已登记承按人的书面通知，表示须在登记册上纪录其他地址，否则业主的地址须为其拥有单位的地址，而已登记承按人的地址须为已登记按揭契约上所载的地址。
(16)
管委会秘书须不时就单位业主和已登记承按人的变动修订登记册内的资料。
法团业主周年大会
- 召开法团业主周年大会
(1)
管委会须在法团注册成立当日起计的15个月内，召开法团第一次业主周年大会。
(2)
管委会在第一次业主周年大会后的12至15个月期间，须召开另一次业主周年大会。在该周年大会上，管委会全体委员，以及秘书和司库(即使并非管委会委员)均须卸任。法团须藉在同一周年大会上通过的决议，委出新一届管委会。